¿Qué son las normativas de Compliance?

Data Compliance, o cumplimiento normativo, es un sistema que las empresas implementan para asegurarse de que todas sus actividades se ajusten a las leyes, regulaciones, códigos de conducta y estándares éticos vigentes. Su cumplimiento garantiza que la empresa opera de manera legal y responsable.

Prevención de riesgos: Ayudan a identificar y mitigar riesgos legales, financieros y reputacionales que podrían afectar a la empresa.
Transparencia: Promueven la transparencia y la ética en las operaciones empresariales.
Confianza: Generan confianza en los clientes, inversores y otros stakeholders.
Cumplimiento legal: Evitan sanciones legales y multas.

Las normativas de compliance pueden variar según la industria y el país, pero algunas de las más comunes incluyen:

Protección de datos: Regula la recopilación, almacenamiento y uso de datos personales.
Prevención de blanqueo de capitales: Establece medidas para evitar que el sistema financiero sea utilizado para lavar dinero proveniente de actividades ilícitas.
Competencia: Prohíbe prácticas anticompetitivas como los monopolios y los acuerdos colusorios.
Medio ambiente: Establece normas para proteger el medio ambiente y prevenir la contaminación.
Seguridad laboral: Garantiza condiciones de trabajo seguras y saludables.
Código de conducta interno: Define los valores y principios éticos de la empresa.

Normas de Compliance Específicas de Europa

Europa cuenta con un marco normativo de compliance bastante robusto y en constante evolución, diseñado para garantizar la ética, la transparencia y la seguridad en diversos sectores. Las normas europeas buscan crear un mercado único y armonizar las regulaciones en los diferentes Estados miembros y se centran en lograr resultados concretos, como la protección de los consumidores, la promoción de la competencia y la sostenibilidad. Algunas de las normas de compliance más relevantes a nivel europeo, agrupadas por sectores y temáticas:

Sector Financiero

MiFID II: Regula los mercados de instrumentos financieros, estableciendo normas sobre ejecución de órdenes, gestión de inversiones, y transparencia del mercado.
EMIR: Regula los derivados OTC (over-the-counter), incluyendo requisitos de compensación central, intercambio de datos y gestión del riesgo.
PSD2: Regula los servicios de pago en la Unión Europea, introduciendo nuevas medidas de seguridad y facilitando la competencia en el mercado de pagos.
CRDIV: Regula los requisitos de capital para las entidades de crédito.

Protección de Datos

GDPR (Reglamento General de Protección de Datos): Establece un marco jurídico común para la protección de datos personales en toda la UE.
ePrivacy Directive: Regula la privacidad y la protección de datos en las comunicaciones electrónicas.

Medio Ambiente

EMAS (Eco-Management and Audit Scheme): Es un sistema voluntario de gestión ambiental y auditoría para organizaciones.
Directiva de Responsabilidad Ambiental: Establece la responsabilidad de los productores por los residuos que generan sus productos.

Competencia

Reglamento sobre abusos de posición dominante: Prohíbe las prácticas anticompetitivas de las empresas con posición dominante en el mercado.
Reglamento sobre concentraciones económicas: Regula las fusiones y adquisiciones que puedan afectar a la competencia.

Otras Normas Relevantes

Directiva sobre la protección de los denunciantes: Establece un marco común para la protección de las personas que denuncien infracciones del derecho de la Unión.
Directiva de servicios de pagos: Regula los servicios de pago en la Unión Europea.
Directiva sobre mercados de instrumentos financieros: Regula los mercados de instrumentos financieros, incluyendo la transparencia y la integridad del mercado.

Ahora mismo Europa se enfrenta a crecientes desafíos para la gestión de una adecuada normativa del Compliance. La creciente complejidad del entorno regulatorio hace que el cumplimiento sea cada vez más difícil, especialmente por el auge de la IA y la dificultad de su reglamentación por su rápida evolución y alcance, lo que lleva a que la legislación europea esté en constante evolución, exigiendo una adaptación continua por parte de las empresas que generar gastos significativos para las empresas, no solo en la adaptación de sus infraestructuras sino que les obliga a contar con personal cualificado para gestionar los programas de compliance.

Normas de Compliance Específicas de España

España cuenta con un sólido marco normativo en materia de compliance, que se ha visto reforzado en los últimos años. Muchas normas españolas están alineadas con la normativa europea, como el RGPD, y aunque existen normas de compliance específicas para el sector público, tienen mucho menos desarrollo que en el ámbito privado. El compliance en España tiene un marcado carácter preventivo, buscando evitar la comisión de delitos y otras infracciones. La posibilidad de que una empresa sea declarada penalmente responsable ha impulsado la implementación de modelos de compliance.

Normativa General

Ley Orgánica 5/2010 de Reforma del Código Penal: Introdujo la responsabilidad penal de las personas jurídicas, sentando las bases para la implementación de modelos de compliance penal.
Ley Orgánica 3/2015 de modificación del Código Penal: Amplió y reforzó la responsabilidad penal de las personas jurídicas, estableciendo requisitos más exigentes para los modelos de compliance.
Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo: Establece las obligaciones de prevención y detección de operaciones sospechosas para diversas entidades.

Normativa Sectorial

Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD): Adaptación española del RGPD europeo, regula la protección de datos personales.
Ley del Mercado de Valores: Regula la actividad de los intermediarios financieros y las emisiones de valores.
Ley de Ordenación del Seguro Privado: Regula el sector asegurador.
Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios: Protege los derechos de los consumidores.
Ley de Competencia Desleal: Regula las prácticas comerciales desleales.
Normativa medioambiental: Incluye leyes sobre residuos, contaminación, emisiones, etc.
Normativa laboral: Regula las relaciones laborales y la protección de los trabajadores.

Normas Internacionales Adaptadas

ISO 19600: Sistemas de gestión de compliance.
ISO 27001: Sistemas de gestión de seguridad de la información.

Implementar un programa de Compliance efectivo

Implementar un programa de compliance efectivo es esencial para cualquier organización que opera en España, ya que permite prevenir riesgos legales, proteger la reputación y garantizar una gestión ética de los negocios.

Análisis de Riesgos:

Identificar riesgos: Realizar un análisis exhaustivo de los riesgos legales a los que se enfrenta la organización, considerando factores internos y externos.
Evaluar la probabilidad e impacto: Calcular la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo y su potencial impacto en la empresa.
Priorizar riesgos: Establecer un orden de prioridad en función de su gravedad.

Diseño del Modelo de Compliance:

Código de conducta: Desarrollar un código de conducta claro y conciso que refleje los valores y principios de la empresa.
Políticas y procedimientos: Establecer políticas y procedimientos detallados para cada área de riesgo identificado.
Canal de denuncias: Implementar un canal de denuncias confidencial y seguro para que los empleados puedan reportar posibles irregularidades.
Formación: Diseñar un plan de formación integral para todos los empleados, desde la alta dirección hasta los trabajadores de primera línea.

Asignación de Responsabilidades:

Delegar funciones: Asignar responsabilidades específicas a personas o departamentos para la gestión del programa de compliance.
Designar un compliance officer: Nombrar un “compliance officer” responsable de la supervisión general del programa.

Comunicación y Difusión:

Comunicación interna: Difundir el programa de compliance a todos los niveles de la organización a través de diversos canales.
Comunicación externa: Informar a los stakeholders externos (clientes, proveedores, etc.) sobre el compromiso de la empresa con el compliance.

Monitorizacióny Evaluación:

Indicadores clave de rendimiento (KPIs): Establecer KPIs para medir la eficacia del programa.
Auditorías internas: Realizar auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento del programa.
Mejora continua: Identificar áreas de mejora y realiza ajustes al programa según sea necesario.

Consideraciones Específicas para España

La Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, de reforma del Código Penal, supuso un punto de inflexión al incorporar por primera vez en nuestro ordenamiento jurídico la responsabilidad penal de las personas jurídicas.
La Ley Orgánica 3/2015, de 30 de marzo, de modificación del Código Penal, profundizó en la regulación de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, reforzando los requisitos para que un modelo de organización y gestión sea considerado eficaz y exima o atenúe la responsabilidad penal.
LOPD-GDD: Implementa medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales.
Ley 10/2010: Si la empresa maneja dinero en efectivo o realiza transacciones financieras, debe cumplir con las obligaciones de prevención del blanqueo de capitales.
Sectores específicos: El programa de compliance debe adaptarseca las particularidades del sector en el que opera la empresa.

Aplicar un programa de compliance efectivo minimiza la probabilidad de ser objeto de investigaciones o sanciones, fortalece la imagen de la empresa y la confianza de los stakeholders, mejora la gestión empresarial fomentando una cultura de ética y transparencia, y nos permite identificar y corregir ineficiencias en los procesos internos.

Aplicar las Herramientas Tecnológicas adecuadas

Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar la gestión de un programa de compliance, como software de gestión de riesgos, plataformas de formación en línea y sistemas de gestión de documentos.

Modus Management es el aliado estratégico para alcanzar la excelencia en compliance. Con nuestra amplia experiencia y soluciones tecnológicas innovadoras, ofrecemos un enfoque integral para gestionar los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y proteger la reputación. Nuestro equipo de expertos acompaña a nuestros clientes en cada paso del camino, desde el diseño de un modelo de compliance a medida hasta la implementación de herramientas tecnológicas de última generación que automatizan procesos y optimizan recursos. Confíar en Modus Management para transformar la gestión del compliance en una ventaja competitiva.

Integrando las soluciones de nuestros partners tecnológicos con nuestra plataforma Modus Full Risk Management podemos identificar, evaluar y priorizar los riesgos de manera sistemática, visualizar de forma clara las interrelaciones entre los diferentes riesgos y facilitar el seguimiento de las acciones de mitigación y la actualización de los riesgos.

Modus Full Risk Management está basado en la aplicación de herramientas de análisis de datos que nos permiten analizar grandes volúmenes de datos de manera visual y sencilla, identificando patrones inusuales que pueden indicar un posible incumplimiento y utilizando algoritmos de machine learning para predecir futuros riesgos.

Nuestro servicio de AI Legal Compliance nos permite ofrecer una solución completa para gestionar todos los aspectos del compliance, incluyendo módulos para gestión de riesgos, formación, auditorías, etc., automatizando tareas repetitivas y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que minimiza el riesgo de errores humanos, proporcionan una visión global del programa de compliance, facilita la adaptación a los cambios normativos y se adapta al crecimiento de la organización.

Detalle de las principales normativas de Compliance

GDPR (General Data Protection Regulation)

GDPR son las siglas de Reglamento General de Protección de Datos. Es una ley europea que entró en vigor en 2018 y establece un marco común para la protección de datos personales en toda la Unión Europea. El GDPR afecta a cualquier organización que recopile y procese datos personales de personas ubicadas en la UE, independientemente de dónde esté ubicada la organización. Esto incluye a empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y entidades gubernamentales.

Es importante tener en cuenta el RGPD porque implica:

Mayor protección de datos: El GDPR otorga a las personas más control sobre sus datos personales y establece derechos más fuertes para los individuos.
Unificación de normas: Antes del GDPR, cada país de la UE tenía sus propias leyes de protección de datos, lo que creaba un mosaico de regulaciones. El GDPR ha unificado estas normas, creando un mercado único digital más seguro.
Multas significativas: El incumplimiento del GDPR puede resultar en multas muy elevadas, lo que ha impulsado a las empresas a tomar en serio la protección de datos.

El GDPR cubre los principales aspectos de la gestión de datos personales:

Consentimiento: Las empresas deben obtener el consentimiento explícito de las personas antes de recopilar y procesar sus datos personales.
Derechos de los individuos: Las personas tienen derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, eliminarlos y oponerse a su tratamiento.
Seguridad de los datos: Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales de pérdidas, alteraciones y accesos no autorizados.
Notificación de brechas de seguridad: En caso de una brecha de seguridad, las empresas deben notificar a la autoridad de protección de datos y, en algunos casos, a los afectados.
Transferencias internacionales de datos: El GDPR establece reglas estrictas para la transferencia de datos personales fuera de la UE.

LOPD-GDD (Adaptación de la GDPR a España)

LOPD-GDD son las siglas de Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. Es la normativa española que regula la protección de datos personales. Esta ley es una adaptación de la normativa europea (RGPD) al contexto español, por lo tanto, su objetivo principal es garantizar los derechos de las personas físicas en relación con el tratamiento de sus datos personales y establecer las obligaciones de quienes tratan esos datos. Cumplir con la LOPD-GDD es esencial para cualquier organización que trate datos personales. No solo es una obligación legal, sino que también contribuye a generar confianza entre la organización y sus clientes. Además, el incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones económicas importantes. Esto implica:

Protección de datos personales: Garantiza la privacidad y seguridad de la información personal de los ciudadanos.
Derechos de los individuos: Establece los derechos de las personas sobre sus datos, como el derecho de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad.
Obligaciones de los responsables del tratamiento: Define las responsabilidades de las empresas y organizaciones que tratan datos personales, como la implementación de medidas de seguridad, la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPD) en ciertos casos, y la notificación de brechas de seguridad.
Adaptación al entorno digital: La LOPD-GDD presta especial atención a los desafíos del mundo digital, como el tratamiento de datos en internet, las cookies y otros identificadores electrónicos.

PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)

PCI DSS es el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago. Esta normativa establece un conjunto de requisitos de seguridad para organizaciones que manejan información de tarjetas de pago (como números de tarjeta, fechas de vencimiento y códigos de verificación). PCI DSS es un estándar de seguridad fundamental para cualquier organización que maneje datos de tarjetas de pago. Al cumplir con estos requisitos, las empresas pueden proteger los datos de sus clientes, reducir el riesgo de fraude y mejorar su reputación. Al implementar medidas de seguridad sólidas, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de sufrir un ataque cibernético. El incumplimiento de la normativa puede provocar sanciones y multas Su alcance está enfocado a:

Protección de datos sensibles: El objetivo principal es proteger los datos de los titulares de tarjetas de cualquier tipo de fraude o robo de identidad.
Confianza del consumidor: Al cumplir con PCI DSS, las empresas demuestran a sus clientes que están tomando medidas para proteger su información financiera.
Requisitos legales: El incumplimiento de PCI DSS puede resultar en multas, pérdida de negocios y daños a la reputación.

Los requerimientos básicos para el cumplimiento del PCI son implementar firewalls, sistemas de detección de intrusiones, software antivirus, etc., desarrollar y mantener políticas de seguridad de la información, identificar y corregir vulnerabilidades en los sistemas y realizar pruebas de vulnerabilidad de forma regular.

Esta normativa afecta a cualquier entidad que almacene, transmita o procese datos de tarjetas de pago, incluyendo empresas que aceptan tarjetas de pago (comerciantes o plataformas de e-commerce), entidades financieras que procesan transacciones con tarjeta, empresas que facilitan el procesamiento de pagos y empresas que proporcionan servicios relacionados con el procesamiento de pagos. El cumplimiento de PCI DSS se divide en cuatro niveles, según el volumen de transacciones con tarjeta:

Nivel 1: Organizaciones que procesan un gran volumen de transacciones.
Nivel 2: Organizaciones que procesan un volumen moderado de transacciones.
Nivel 3: Organizaciones que subcontratan el procesamiento de transacciones a un servicio de pago.
Nivel 4: Pequeños comerciantes que procesan un bajo volumen de transacciones.

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)

HIPAA son las siglas de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. Es una ley estadounidense, pero aplicada por numerosas organizaciones europeas, que establece estándares nacionales para la protección de información médica personal (PHI, por sus siglas en inglés). HIPAA es crucial para proteger la privacidad de los pacientes y fomentar la confianza en el sistema de salud. El incumplimiento de la ley puede resultar en sanciones civiles y penales. Establece estándares rigurosos para el manejo y protección de datos sensibles, protegiendo la privacidad y seguridad de la información médica personal. Esto incluye:

Información médica: Diagnósticos, tratamientos, medicamentos, etc.
Información personal: Nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social, etc.

La ley aplica a una amplia gama de entidades, incluyendo médicos, hospitales, clínicas, etc., compañías de seguros médicos y empresas que manejan información médica. Los pacientes tienen ciertos derechos, como solicitar copias de sus registros médicos, solicitar cambios en su información médica si hay errores y que su información médica se mantenga privada.

Las entidades cubiertas por HIPAA deben implementar medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas, informar a los pacientes si ocurre una violación de seguridad y permitir el acceso a la información médica y corregir errores.